सूचना किसी भी संगठन के प्रकार्यण का जीवन-रुधिर होती है।" निर्णयन में संप्रेषण की उपयोगिता और महत्त्व को स्पष्ट कीजिए ।

संप्रेषण: परिभाषा एवं महत्व

संप्रेषण (Communication) एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा सूचना, विचार, भावनाएं और दृष्टिकोण एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक पहुंचाए जाते हैं। यह प्रक्रिया केवल शब्दों तक सीमित नहीं है, बल्कि इसमें अशाब्दिक संकेत (non-verbal cues) जैसे कि शारीरिक भाषा, चेहरे के भाव और स्वर भी शामिल होते हैं।

किसी भी संगठन में संप्रेषण का महत्व निम्नलिखित कारणों से है:

• समन्वय (Coordination): संप्रेषण विभिन्न विभागों और व्यक्तियों के बीच समन्वय स्थापित करने में मदद करता है।
• प्रोत्साहन (Motivation): प्रभावी संप्रेषण कर्मचारियों को प्रेरित करता है और उन्हें संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित करता है।
• नियंत्रण (Control): संप्रेषण प्रबंधन को संगठन की गतिविधियों को नियंत्रित करने में मदद करता है।
• निर्णय लेना (Decision Making): सटीक और समय पर सूचना निर्णयों को बेहतर बनाने में मदद करती है।
• जनसंपर्क (Public Relations): संप्रेषण संगठन की छवि को बेहतर बनाने और हितधारकों के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने में मदद करता है।

निर्णयन में संप्रेषण की उपयोगिता

निर्णयन प्रक्रिया में संप्रेषण की भूमिका विभिन्न चरणों में महत्वपूर्ण होती है:

1. समस्या पहचान (Problem Identification)

किसी समस्या को पहचानने के लिए, विभिन्न स्रोतों से सूचना एकत्र करना आवश्यक होता है। संप्रेषण के माध्यम से ही यह सूचना उपलब्ध होती है। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए सर्वेक्षण या बैठकें आयोजित की जा सकती हैं।

2. सूचना संग्रह (Information Gathering)

समस्या को समझने और संभावित समाधानों का मूल्यांकन करने के लिए, प्रासंगिक जानकारी एकत्र करना आवश्यक है। यह जानकारी आंतरिक स्रोतों (जैसे रिपोर्ट, डेटाबेस) और बाहरी स्रोतों (जैसे बाजार अनुसंधान, विशेषज्ञ राय) से प्राप्त की जा सकती है। प्रभावी संप्रेषण के बिना, यह जानकारी एकत्र करना मुश्किल होगा।

3. विकल्प मूल्यांकन (Alternative Evaluation)

विभिन्न विकल्पों का मूल्यांकन करने के लिए, उनके लाभ और हानि का विश्लेषण करना आवश्यक है। यह विश्लेषण विभिन्न व्यक्तियों और विभागों के बीच विचारों के आदान-प्रदान पर निर्भर करता है। संप्रेषण के माध्यम से ही विभिन्न दृष्टिकोणों को समझा जा सकता है और सबसे अच्छा विकल्प चुना जा सकता है।

4. निर्णय कार्यान्वयन (Decision Implementation)

निर्णय लेने के बाद, इसे प्रभावी ढंग से कार्यान्वित करना आवश्यक है। इसके लिए, निर्णय के बारे में सभी संबंधित व्यक्तियों को सूचित करना और उन्हें अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के बारे में स्पष्ट निर्देश देना आवश्यक है। संप्रेषण के माध्यम से ही यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि निर्णय को सही ढंग से समझा गया है और उसका पालन किया जा रहा है।

प्रभावी संप्रेषण के सिद्धांत

• स्पष्टता (Clarity): संदेश स्पष्ट और समझने में आसान होना चाहिए।
• सटीकता (Accuracy): संदेश सटीक और विश्वसनीय होना चाहिए।
• संक्षिप्तता (Brevity): संदेश संक्षिप्त और बिंदु तक होना चाहिए।
• प्रासंगिकता (Relevance): संदेश प्राप्तकर्ता के लिए प्रासंगिक होना चाहिए।
• समयबद्धता (Timeliness): संदेश समय पर पहुंचाया जाना चाहिए।
• प्रतिक्रिया (Feedback): प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया प्राप्त करना महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि संदेश को सही ढंग से समझा गया है।

संप्रेषण में बाधाएं

संप्रेषण प्रक्रिया में कई बाधाएं आ सकती हैं, जैसे:

• शारीरिक बाधाएं (Physical Barriers): शोर, दूरी, खराब दृश्यता आदि।
• मानसिक बाधाएं (Psychological Barriers): पूर्वाग्रह, धारणाएं, भावनाएं आदि।
• भाषा बाधाएं (Language Barriers): विभिन्न भाषाओं का उपयोग, अस्पष्ट शब्दावली आदि।
• सांस्कृतिक बाधाएं (Cultural Barriers): विभिन्न संस्कृतियों के मूल्यों और मानदंडों में अंतर।